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存證信函的地位和功能在我國一直被民眾覆蓋上一層神秘面紗，以筆者的經驗來說，幾乎九成民眾在進行訴訟前，都會直接或間接提及存證信函，或者因為接到存證信函要不要回覆而擔憂不已。

 

然而究竟什麼時機需要發存證信函呢？

 

針對這點應該從效果和內容兩個面向來說，實際上，存證信函在法律上的效果，常常是在給付遲延的情形下催告對方給付債務或是催告對方修補工作物的瑕疵、合夥契約提前終止的通知或租約終止的通知等等，以上都是因法律已有明文規定讓催告或通知成為必要的權利發生條件，這時候透過存證信函，因為存證信函有一份複本是寄存郵局，那麼日後在訴訟上，能夠作為有利的證據。然而內容上，有沒有確實將意思明確特定出來，因涉及專業能力，無法一概而論是否可由民眾自行辦理即可，但需要注意的是，若上開催告或通知存有嚴重瑕疵，倘若被視為催告或通知不合法，那麼是會造成訴訟上敗訴的後果，不可不慎。

 

再者，一定會有人問說，為何除了上述的情形外，有時律師會建議先發存證信函呢？實際上，存證信函在我國民間的定位上，因為還是具有一定的威嚇力或正式感，對於有些案件，倘若訴訟外和解的可能性很高時，以存證信函的方式先提出訴求也不見得沒有機會在訴訟前達成和解的，不過，這涉及專業度，有時存證信函在個案的客觀情形下，早已不可能產生效果時，那麼發存證自然是毫無意義可言，甚至還有打草驚蛇的問題。

 

至於該怎麼寫，才不至於造成給自己挖坑的狀況，畢竟存證信函已經是訴訟上的證明文件，所以當然不是什麼都能寫，更不是抒發情緒的寫作比賽，倘若未經思慮的寄出，就形同在開庭時未經思考的發言一般，嚴重時一樣會導致敗訴的結果，因此法律圈內多數認為，開庭時話少未必是壞事，只要能針對重點加以攻擊或防禦，並善用舉證責任，一樣能導出勝訴的結果，這點和坊間對法庭的刻板印象落差極大，畢竟訴訟又不是演說大賽，訴訟的文書也不是小說，切記切記啊！

 

因此總結來說，看待存證信函的心態就該視為訴訟前哨戰，無論是發信或回覆，都必須思慮再三，端視想要達成的目的為何，再決定要不要寫和如何寫。

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